İster binlerce çalışanı olan bir teknoloji şirketiniz, ister herkesin doğum gününün tüm ekipçe bilinebileceği bir start-up’ınız olsun; gelişimin en büyük katalizörlerinden biri bellidir: Kurumsal hafıza.
Her ne kadar Agile Manifesto bizlere meşhur ‘dört değer’de ‘Bireyler ve etkileşimler süreçler ve araçlardan’ ve ‘Çalışan yazılım kapsamlı dokümantasyondan’ önemlidir dese de; kurumsal hafızanın oluşmasında en etkili ve verimli yol ‘arşivcilik’, yani ‘dokümantasyon’dur.
Beşer şaşar, insan unutur arkadaşlar.
Bu aktarımda dokümantasyona verdiğim önem ve Navlungo Tech görev tanımım kapsamında araştırdığım, incelediğim ve deneyimlediğim çeşitli dokümantasyon araçlarını belirlediğim metriklere göre sunacağım.
TL;DR
Olmazsa olmaz 12, olmasa da olur ama olsa iyi olur 9 özellik üzerinden 29 dokümantasyon aracı ön değerlendirmeye alındı. Nicel metrik olarak olmazsa olmaz 12 özellik 3 puan, olmasa da olur 9 özellik 1 puanla katsayılandırdı.
Araçların 16'sı değerlendirmeye giremedi, kalan 13 araçtan 8 araç totalde 40 ve üzeri puan aldı ve 6 araç tüm olmazsa olmaz özelikleri karşıladı.
Son tahlilde olmazsa olmaz tüm özellikleri karşılayan 6 araç için 6 ayırt edici özellik daha eklendi. İlk 5 ayırt edici özellik 1 puan, son ayırt edici özellik olan kişi başı aylık ücret ise -X puan olarak kümülatif toplama eklendi.
Kazanan Coda oldu.
Beklentiler
Araştırma bağlamında beklentileri ‘Olmazsa Olmaz’ ve ‘Olmasa Da Olur’ beklentiler olarak sınıflandırdım. İlk kısım şöyleydi:
Olmazsan Olmaz, Büyümez Çiçeklerim!
Burcu Güneş — Olmazsan Olmaz — YouTube
- Türkçe karakter desteği
Dokümantasyon aracımızı tüm şirketin kullanabilmesi mottosuyla çıktığımız yolda ‘ş, ğ’ gibi Türkçe karakterlerin başarılı bir şekilde yazılabilmesi olmazsa olmaz kriterlerimizdendi. - Hazır template
Özellikle board ve table yapısına sahip olması bizim için oldukça kritikti. Bu sayede şablonlar üzerinden kolaylıkla üretime geçebilecektik. - Markdown yazabilme
GitHub’dan gelen alışkanlıkla pek çok arkadaşımız markdown yazmaya aşinaydı, buradaki know-how’ın da aktarılabilmesi için markdown yazabilme desteği bizim için olmazsa olmazdı. - Markdown olmadan da yazabilme
Her ne kadar IT kökenli arkadaşlarımız için markdown yazılabilmesi oldukça kritikse de, markdown olmadan da arayüz üzerinden yazım kolaylığı tüm şirkete yayılması hedeflenen bir araç için kritikti. - Yorum yapabilme
Özellikle IT takımının primer kriterlerinden olan yorum yapabilme özelliği, takımın eş zamanlı iş yapabilmesi için güçlü bir hızlandırıcıydı. - Dark mode
- Klasör yapısı
İyi bir mimariyle kurgulanan klasörleme yapısının uzun vadede katma değerinin çok yüksek olduğunu düşündük. Bu yüzden klasör yapısının kurgusu bizim için önemliydi. - Full text search
Full text search sayesinde tüm klasörlere tek tek girmeden aramak istediğimiz kelimeyi ilgili dokümanda taratarak işimizi hızlandıracaktık. - .pdf export
Özellikle iş ve ürün birimi için faydalı olacak ve raporlama ihtiyaçları için de olmazsa olmaz .pdf export desteği bizim için kritikti. - View only paylaşılabilme
Yetki ve rol bazlı paylaşım yapılması bizim için oldukça önemliydi. Bu sayede departman ve göreve göre kırılım sağlayabilecektik. - Kişi başı maksimum 10$
Fiyat/performans paritesinin düşük olması bizim için temel kriterken, kendimize kişi başı maksimum 10$ şeklinde bir üst limit belirledik. - Tüm şirkete yayılabilmesi
Pek çok olmazsa olmaz maddenin temel dayanağı aslında buydu. IT takımı kendi içerisinde birtakım ihtiyaçlarını SOW veya GitHub ile giderirken kurumsal bir eksik olarak koordinasyon noksanlığı oluşuyordu.
Olmasa da Olur
Yalın — Olmasa da Olur (Official Video) — YouTube
- Slack entegrasyonu
Pek çok uygulamayla entegrasyonunu başarıyla kullandığımız Slack ile konuşabilen bir dokümantasyon aracı bizim için iyi bir tercihti. - Asana entegrasyonu
Proje ve görev yönetimimizi gerçekleştirdiğimiz Asana ile de haberleşen bir araç işlerimizi oldukça kolaylaştıracaktı. - Tüm şirketin yazabilmesi
View only paylaşılabilme bizim için olmazsa olmaz olsa da, gerektiğinde herkese düzenleme yetkisi verebilmek de belirleyici bir özellik olabilirdi. - Türkçe dil desteği
Arayüzünün tamamen Türkçeleştirildiği bir dokümantasyon aracı, şirkete yayılım konusunda ayırt edici olacaktı. - Dış kaynak markdown import
Özellikle halihazırda SOW ve GitHub’da yer alan dokümanların aktarımı noktasında dış kaynak markdown import özelliği bizi hızlandıracaktı. - Template üretilebilmesi
Olmazsa olmaz beklentilerimizde yer alan ‘hazır template’ özelliğine ek olarak şablonlarımızı da hazırlayabilmek bizi heyecanlandırıyordu. - Diyagram çizilebilmesi
Özellikle UML diyagram desteği analiz dokümanlarının tek elden yürütülmesi için kolaylaştırıcı bir faktördü. - Rol bazlı yetkilendirme
Oluşturulan klasör ve sayfa yapısını rol bazlı yetkilendirebilmek istiyorduk. - Klasör şifreleme
Son olarak oluşturduğumuz klasör ve/veya belgeleri private biçimde saklamak amacıyla ‘şifreleme’ özelliği bizim için süper olacaktı.
Ön Değerlendirme
Araştırmanın ilk basamağını tarama oluşturdu. Tarama kapsamında kullanılabilme potansiyeli olan 29 araç belirlendi. Bu 29 araç şöyleydi:
Notion, Coda, Document360, Tettra, Kipwise, Nuclino, Confluence, OneNote, Bookstack, Bit.ai, Readthedocs, Dropbox Paper, Workflowy, Craft, Monday, Whatfix, ProProfs, TalentCards, Process.st, Workflowserver, Tallyfy, Apiary, Markdownpad, Typora, Doxygen, GitBook, Kissflow, ClickHelp ve Google Workspace.
Aktarılan 29 aracın 16'sı nicel değerlendirmeye giremedi.
Bunun sebebi şöyleydi:
Markdownpad, Tyopra, Doxygen ve GitBook → Markdown bağımlı
Kissflow, Forkflowserver, Process.st ve Tallyfy → Asana’yla benzer
Craft ve Monday → Kooperasyona uygun değil
Apiary → Yalnızca IT’ye hitap ediyor
Clickhelp → Çok pahalı
Google Workspace, Whatfix, ProProfs ve Talentcards → Kapsam dışı
Nicel değerlendirmeye kalan 13 araç; her bir olmazsa olmaz özellik için 3 puan, her bir olmasa da olur özellik için ise 1 puanla katsayılandırıldı ve ortaya böyle bir sonuç çıktı (Değerlendirme metriklerinin ayrıntısına ihtiyacınız olursa lütfen bana ulaşın):
44/45 → Coda ve Notion
43/45 → Document360 ve Tettra
42/45 → Kipwise ve Nuclino
41/45 → Confluence
40/45 → One Note
39/45 → Bookstack
37/45 → Bit.ai ve Readthedocs
36/45 → Dropbox Paper
26/45 → Workflowy
Derinlemesine Değerlendirme
Son tahlilde, olmazsa olmaz tüm özellikleri karşılayan ve kümülatif puanı 40/45'in üzerinde olan 6 araç kaldı. Bu 6 aracı ise kendi tasarladığım 6 ek ayırt edici özelliğe göre tekrar değerlendirdim. Bu özellikler iOS uygulaması, MacOS uygulaması, Android uygulaması, Windows uygulaması, Kullanım keyfi ve negatif katsayılandırılan aylık kişi başı ücret idi.
Bu aşamada her bir araç karşıladığı için olmazsa olmaz özelliklerin katsayısını temizledim ve değerlendirmeme tekrar başladım. Devamını hazırladığım yansı üzerinden aktaracağım. Sol bölüm belirlediğim olmasa da olur özellikleri, sağ bölüm ek ayırt edici özellikleri ve ortadaki bölüm ise toplam puanı temsil edecek. Kırmızı renk 0 koşulunu oluşturacak.
Tettra
Upgrade Your Company Wiki — Internal Knowledge Base Software | Tettra
Kipwise
Company Wiki Tool With Powerful Integrations | Kipwise
Document360
Knowledge Base Software That Scales With Your Product-Document360
Notion
Notion — One workspace. Every team.
Nuclino
Nuclino | Your team’s collective brain
Coda
Sonuç
Değerlendirmenin neticesinde, bizim beklentilerimize en uygun fiyatla cevap veren dokümantasyon aracı Coda oldu. Yaklaşık 2 haftadır aktif bir şekilde kullandığım Coda özellikle basitliğiyle beni hayran bırakıyor.
Umarım siz de bu ‘doküman’ sayesinde kurumunuz için ihtiyaç duyduğunuz araca kolaylıkla karar verebilir, ‘kurumsal hafıza’nızı inşaya geçebilirsiniz.
dipçe: Aktarımda yer alan yorumlar şahsi kanaatlerimdir, bahsi geçen kişi & kurum & kuruluşlarla manevî veya itibarî bir ilişkisi yoktur.
